Policy för behandling av personuppgifter
Syfte
En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i Brf Vakteln 1 behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet.
Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara på dina rättigheter.
Bakgrund
Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem i bostadsrättsföreningen.
Utgångspunkt i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter.
Du har rätt att få information om vilka uppgifter Bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.
Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs när föreningen behöver personuppgiften för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal, eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som medlem.
Här följer exempel på personuppgifter föreningen behandlar:
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Ditt medlemskap i Brf Vakteln 1 ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl a uppgifterna om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen.
Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl a vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna inkommer från den band där medlemmen tagit upp ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp.
Du som medlem har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e-postadresser och telefonnummer.
Du som medlem kan också ansöka om att hyra ut din lägenhet i andrahand genom det formulär som tillhandahålls på föreningens hemsida. Formuläret innehåller personuppgifter för att styrelsen ska kunna veta vilken medlem och lägenhet ansökan avser.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till att föreningen behandlar dina personuppgifter vilket innebär att föreningen måste radera personuppgifterna eller inhämta ett nytt samtycke från dig. Radering av personuppgifter förutsätter dock att föreningen inte behöver behandla dessa för att fullgöra förpliktelse enligt lag eller avtal.
Vilken information ger vi till dig?
Som medlem i Brf Vakteln 1 har du alltid rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen för din lägenhet och kan på så sätt enkelt se vilka uppgifter föreningen har registrerat. Du får ven ta den av denna policy och du är alltid välkommen att kontakta styrelsen på styrelsen@vakteln1.se vid frågor kring hantering av personuppgifter.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Brf Vakteln 1 anlitar Storholmen Förvaltning AB (Storholmen) för föreningens förvaltning. Riktlinjerna för hur Storholmen får hantera personuppgifterna på uppdrag av föreningen finns reglerat i ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan föreningen och Storholmen. Utgångspunkten i avtalet är att Storholmen får hantera de personuppgifter som krävs för att fullgöra förvaltningsansvaret samt att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. I föreningen är det endast styrelsen som har tillgång till dina personuppgifter.
Storholmen åtar sig genom personuppgiftsbiträdesavtalet att skydda föreningens personuppgifter enligt de krav som finns i dataskyddslagstiftningen och EU:s direktiv. Personuppgifter som hanteras av styrelsen sparas digitalt på styrelseportalen. Styrelsen har åtkomst till styrelseportalen genom personliga inloggsuppgifter. Styrelseportalen tillhandahålls av Storholmen och är GDPR -anpassad.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Föreningens ståndpunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje par görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Ansvar
Brf Vakteln 1 är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.